Historian kring forskningsprojektet Hållbara chefer

Chefens uppdrag beskriver vad som ska levereras från dennes del av organisationen. En ledningsgrupp formas runt chefen för att hjälpa till med att uppnå detta uppdrag. Hur man uppfattar syftet med ledningsgruppen, blir avgörande för inriktningen av arbetet. Både gruppens sammansättning och dess arbetsuppgifter styrs av synen på uppdraget. Många chefer är idag oklara över vad som bör vara ledningsgruppens uppdrag.

En ledningsgrupp är idag även en aktiv del av styrsystemet i en organisation. Fungerar inte ledningsgruppen/ledningsgrupperna  fullt ut, fungerar inte styrningen som den är tänkt. Det är genom ledningsgrupperna på de olika nivåerna i organisationen, som man länkar samman organisationen/företaget.

Hur ledningsgruppens dynamik fungerar avgör kvaliteten på gruppens arbete. Vi har i diskussioner med ett stort antal chefer funnit att det finns ett mönster i utvecklingen av hur ledningsgrupperna arbetar, som man kan identifiera som olika mognadsstadier, som de flesta ledningsgrupper behöver passera, för att till slut finna formen som passar den egna uppdraget och den egna verksamheten.

Stadium 1. Informationsgruppen

På denna basala nivå träffas gruppen för att utbyta information. Chefen använder sin ledningsgrupp till att förmedla information. Allt eftersom chefen blir varmare i kläderna och deltagarna i gruppen lär känna varandra, brukar diskussioner kring informationen sätta igång. Man talar då om att envägs information blir till tvåvägsinformation.

Stadium 2. Representantgruppen

Har man inte klargjort förväntningarna på de olika gruppmedlemmarna, är det vanligt att dessa börjar bevaka ”sina”, (läs den egna delen i organisationens), intressen. Man bevakar resursfördelningen, tillgången till chefens tid och driver den egna gruppens intressen. Man undviker att knyta upp sig i gemensamma åtaganden och gör vad man kan, för att inte bli för involverad i de större frågorna. Man sköter sitt.

Stadium 3. Det gemensamma åtagandet

I det tredje stadiet har medlemmarna släppt de egna intressena och tar gemensamt ansvar för att hantera det uppdrag som ledningsgruppen har. Medlemmarna arbetar för att skapa värde för det gemensamma och därmed också för sin respektive del av organisationen.

Ledningsgruppen vet hur diskussionerna går bland de anställda. De vet vilka svårigheter som man brottas med vid varje enskilt tillfälle. De vet var styrkorna ligger inom olika enheter och hos respektive person. Detta är underlag som chefen behöver tillgång till inför beslut.

Ledningsgruppen ska också bistå vid nedbrytningen av de strategiska målen för verksamheten. Om organisationen ska åstadkomma ”x, y, z” – hur ska då vår del bidra till detta? Genom att detta nedbrytningsarbete görs gemensamt i ledningsgruppen, uppstår en större förståelse hos den enskilde chefen, för både målets innehåll och för vad var och en måste hantera, för att man sammantaget ska uppnå målet. Detta helhetstänkande inom en organisation är något som alla i högsta ledningen vill ha.

Vid större förändringsprocesser är det ledningsgruppen som diskuterar fram de etapper som sedan organisationen under arbetar fram planer för och genomför. Ledningsgruppen utvärderar även resultatet.

Ledningsgruppen ansvarar också för att gjorda prioriteringar hålls. Det är annars lätt att någon del av organisationen tappar fokus på helheten och glider ur prioriteringarna. Detta drabbar effektiviteten.

Gunnila Masreliez-Steen, Kontura International